Politique de Confidentialité, Protection des Données & Droits des Usagers
Engagement solennel de l'association HISPANOTHEQUE quant au respect absolu de la vie privée des adhérents, des usagers de la bibliothèque et des visiteurs de son portail documentaire, en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et la Loi Informatique et Libertés modifiée.
Engagement Déontologique de Sobriété Numérique : L'Hispanothèque ne pratique aucun traçage publicitaire, ne monétise aucune donnée d'usager et n'installe aucun cookie tiers de profilage commercial. Nos fichiers de gestion servent exclusivement à la gestion administrative des prêts de livres et aux convocations statutaires.
1. Responsable du Traitement des Données
Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées sur ce site et au sein de l'établissement physique est :
Association HISPANOTHEQUE (Loi 1901)
Siège Social : ESPACE JACQUES 1ER D'ARAGON, 117 RUE DES ETATS GENERAUX, 34000 MONTPELLIER, France
SIREN : 525 284 493 | RNA : W343011449
Représentante Légale : Elena Morante-García, Présidente bénévole
Délégué / Référent RGPD Bénévole : Marc Delorme, Secrétaire Général
Contact Courriel RGPD : hoitra03@gmail.com | Téléphone : +33 9 28 38 31 32
2. Nature des Données Collectées & Finalités Légitimes
Conformément au principe de minimisation (article 5 du RGPD), l'association ne collecte que les informations strictement nécessaires à la bonne marche de ses missions d'intérêt général :
- Via le formulaire de contact en ligne : Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone (facultatif) et contenu du message. Ces données servent exclusivement à répondre à vos interrogations, planifier votre venue en salle de lecture ou valider une inscription aux ateliers gratuits.
- Via le registre d'adhésion physique : Nom, prénom, adresse postale, courriel, date d'adhésion et choix de la formule (solidaire ou soutien). Ces informations permettent d'adresser les convocations aux Assemblées Générales et d'éditer les reçus fiscaux Cerfa.
- Via le registre des prêts d'ouvrages : Numéro d'adhérent, cotes des ouvrages empruntés et dates de retour prévues. Ces données sont supprimées du système dès que le volume est réintégré sans réserve en magasin.
3. Absence Totale de Cession Commerciale & Durée de Conservation
L'Hispanothèque s'interdit formellement et irrévocablement de vendre, louer, échanger ou transférer à titre onéreux ou gratuit les données de ses usagers à des tiers, entreprises de marketing, partenaires publicitaires ou plateformes d'analyse comportementale.
| Catégorie de Données | Base Légale du Traitement | Durée de Conservation Maximale | Suppression / Archivage |
|---|---|---|---|
| Messages du formulaire de contact | Consentement explicite (Art. 6-1a) | 12 mois après le dernier échange | Suppression définitive |
| Fichier des adhérents actifs | Exécution statutaire (Art. 6-1b) | Durée de l'adhésion + 3 ans d'inactivité | Archivage légal puis purge |
| Pièces comptables & reçus de dons | Obligation légale fiscale (Art. 6-1c) | 10 ans (Code de commerce / CGI) | Conservation sécurisée sur registre papier |
| Historique des prêts de livres | Gestion du fonds documentaire | Effacement immédiat au retour du livre | Purge automatique sans traçage résiduel |
4. Vos Droits & Modalités d'Exercice
En application des articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits fondamentaux suivants sur les données qui vous concernent :
- Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie intégrale et lisible.
- Droit de rectification : Demander la mise à jour immédiate de vos coordonnées en cas de changement d'adresse ou d'erreur matérielle.
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : Obtenir la suppression de votre fiche d'usager sous réserve des obligations légales de conservation des pièces comptables.
- Droit d'opposition : Vous opposer à tout moment à la réception des lettres d'information associatives.
Pour exercer l'un de ces droits, il vous suffit d'adresser une simple demande écrite par courriel à hoitra03@gmail.com ou par courrier postal à notre siège : Espace Jacques 1er d'Aragon, 117 Rue des États Généraux, 34000 Montpellier. Notre secrétariat bénévole s'engage à vous répondre sans délai et au plus tard sous 30 jours civils.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous conservez la faculté légale d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL - www.cnil.fr).